Wersja: 1.0
Dotyczy: automatycznej obsługi wiadomości w Facebook Messenger prowadzonej przez aplikację (chatbota) działającą dla strony NEXUS GROUP Gdańsk („Usługa”).
1) Administrator danych
Administratorem Twoich danych osobowych jest:
NEXUS-GROUP SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ
ul. Lęborska 3B, 80-386 Gdańsk
E-mail: biuro@nexus-group.pl
2) Jak działa Usługa
Usługa działa w oparciu o komunikator Facebook Messenger. Możesz do nas napisać lub odpowiedzieć na wiadomość wysłaną przez nas (np. po Twoim komentarzu). Chatbot może automatycznie:
- odpowiadać na pytania,
- dopytywać o szczegóły sprawy,
- poprosić o dane kontaktowe, jeśli chcesz rozmowy z konsultantem.
W niektórych sytuacjach rozmowa może zostać przejęta przez konsultanta (tzw. „human takeover”).
3) Jakie dane przetwarzamy
W zależności od przebiegu rozmowy możemy przetwarzać:
A) Dane z Messengera
- treść wiadomości, które do nas wysyłasz,
- identyfikator rozmówcy/rozmowy w Messengerze (np. PSID),
- datę i godzinę wiadomości oraz identyfikatory techniczne zdarzeń.
B) Dane kontaktowe (jeśli je podasz)
- imię,
- adres e-mail,
- numer telefonu,
- inne informacje, które dobrowolnie przekażesz w rozmowie.
C) Dane operacyjne
- streszczenie rozmowy i zapis konwersacji (w zakresie potrzebnym do obsługi zgłoszenia i przekazania go konsultantowi).
Nie prosimy o dane wrażliwe (np. dotyczące zdrowia). Jeśli je przekażesz, będziemy je traktować z należytą ostrożnością, ale rekomendujemy ich nie podawać.
4) Cele i podstawy prawne przetwarzania
Przetwarzamy dane w następujących celach:
- Obsługa zapytań i kontakt z Tobą (udzielanie odpowiedzi, doprecyzowanie sprawy)
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes – obsługa komunikacji) lub art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeśli rozmowa zmierza do zawarcia umowy / podjęcia działań na Twoje żądanie. - Przekazanie sprawy konsultantowi i obsługa leada (gdy prosisz o kontakt)
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy) oraz/lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO. - Bezpieczeństwo i zapobieganie nadużyciom, utrzymanie jakości (logi, analiza błędów, ochrona przed spamem)
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. - Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
5) Źródło danych
Dane pochodzą:
- bezpośrednio od Ciebie (treść rozmowy i dane podane w wiadomościach),
- z platformy Meta (Messenger) w zakresie niezbędnym do realizacji rozmowy.
6) Odbiorcy danych (podmioty, którym dane mogą być ujawniane)
Twoje dane mogą być przekazywane podmiotom wspierającym działanie Usługi, w szczególności:
- Meta Platforms (Facebook/Messenger) – jako dostawca platformy komunikatora,
- NapoleonCat – narzędzie do obsługi wiadomości i automatyzacji,
- n8n (self-hosted) – narzędzie automatyzacji obsługujące logikę chatbota,
- Dostawca modelu AI – do generowania odpowiedzi na podstawie treści rozmowy,
- Pinecone (wektorowa baza wiedzy) – do wyszukiwania informacji potrzebnych do odpowiedzi,
- Google Workspace (np. Arkusze Google / Gmail) – do zapisu leadów i wysyłki powiadomień,
- Dostawcy infrastruktury IT/hostingu i poczty – w zakresie utrzymania działania systemów.
Podmioty te przetwarzają dane na podstawie umów powierzenia lub jako odrębni administratorzy (np. Meta) – zależnie od roli.
7) Przekazywanie danych poza EOG
Niektóre narzędzia wykorzystywane w Usłudze mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takich przypadkach stosujemy odpowiednie zabezpieczenia (w szczególności Standardowe Klauzule Umowne) oraz – gdy wymagane – dodatkowe środki ochrony.
8) Jak długo przechowujemy dane
Stosujemy następujące okresy przechowywania:
- Treść rozmów i logi operacyjne – do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że wcześniej zażądasz usunięcia lub dłuższe przechowywanie jest potrzebne do obrony roszczeń.
- Leady (imię/e-mail/telefon + streszczenie) – do 24 miesięcy od pozyskania lub do czasu skutecznego sprzeciwu/żądania usunięcia, chyba że współpraca przerodzi się w relację umowną (wtedy dane mogą być przechowywane dłużej zgodnie z obowiązkami prawnymi).
- Dane na potrzeby roszczeń – przez okres przedawnienia roszczeń wynikający z przepisów.
9) Twoje prawa
Masz prawo do:
- dostępu do danych,
- sprostowania danych,
- usunięcia danych,
- ograniczenia przetwarzania,
- przenoszenia danych (jeśli ma zastosowanie),
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
- wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezes UODO).
W sprawach związanych z danymi napisz na: biuro@nexus-group.pl.
10) Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
W ramach Usługi odpowiedzi mogą być generowane automatycznie przez chatbota (system AI). Nie podejmujemy jednak decyzji wywołujących wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny istotny sposób wpływających na Twoją sytuację wyłącznie w sposób zautomatyzowany.
11) Bezpieczeństwo
Stosujemy środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka (kontrola dostępu, ograniczenie uprawnień, szyfrowanie transmisji, logowanie zdarzeń).
12) Instrukcje usunięcia danych (Messenger)
Jeżeli chcesz, abyśmy usunęli dane związane z rozmową z chatbotem:
- Wyślij wiadomość e-mail na: biuro@nexus-group.pl
- W tytule wpisz: „Usunięcie danych – Messenger”
- W treści podaj:
- link do profilu na Facebooku lub inne dane pozwalające nam odnaleźć konwersację (np. imię i przybliżony czas rozmowy),
- wskaż, czy chodzi o usunięcie samego leada (arkusz) czy także logów rozmowy.
Na żądanie odpowiemy zgodnie z RODO – co do zasady w terminie do 30 dni.
13) Zmiany polityki
Polityka może być aktualizowana, aby odzwierciedlać zmiany w Usłudze lub przepisach. Aktualna wersja jest publikowana w miejscu, w którym została udostępniona jako „Privacy Policy URL” dla aplikacji.